Hét van subsidies en
aanbestedingen voor 
startups, scale-ups
en mkb

Een subsidie is een financiële bijdrage van een overheid of publieke instantie voor projecten die maatschappelijke, economische of technologische doelen dienen. In tegenstelling tot een lening hoef je een subsidie niet terug te betalen, mits je voldoet aan de voorwaarden. Subsidies dekken meestal een deel van de projectkosten, tussen 25 en 70 procent. Bekende Nederlandse regelingen zijn de WBSO, MIT, SBIR, DEI+ en Innovatiekrediet. Europese subsidies zoals Horizon Europe en Eurostars zijn interessant voor grotere of internationale projecten.

Een aanbesteding is een formele inkoopprocedure waarbij een overheid, publieke instelling of grote organisatie een opdracht in de markt zet. Ondernemers kunnen een offerte indienen, en de opdrachtgever gunt op basis van vooraf vastgestelde criteria. Bij innovatiegerichte aanbestedingen wordt ruimte gelaten voor nieuwe oplossingen. Aanbestedingen leveren geen subsidie op, maar een betaalde opdracht: je krijgt de volledige waarde uitbetaald voor het geleverde werk, product of dienst.

Bij een subsidie krijg je een bijdrage voor je eigen project of onderzoek. Je bepaalt zelf wat je onderzoekt, hoe je het aanpakt en wat het resultaat is. Bij een aanbesteding voer je een opdracht uit die de opdrachtgever heeft geformuleerd. Subsidies vragen cofinanciering, aanbestedingen worden volledig betaald. Subsidies zijn gericht op innovatie en ontwikkeling, aanbestedingen op levering van een specifiek werk, product of dienst. Sommige regelingen combineren beide: bij SBIR bijvoorbeeld begint een project met een subsidie voor haalbaarheid en eindigt met een aanbesteding voor opschaling.

Voor startups, scale-ups, mkb-bedrijven, consortia van bedrijven en kennisinstellingen, en soms ook ZZP'ers. De doelgroep verschilt per regeling. Kleinere subsidies zoals de MIT-haalbaarheidsprojecten zijn gericht op individuele mkb'ers. Grote programma's zoals Horizon Europe vragen vaak een internationaal consortium. Voor aanbestedingen gelden minimumeisen aan omzet, ervaring of referenties. Lees per regeling de eligibility zorgvuldig voordat je tijd investeert in een aanvraag.

Open de briefing van de regeling die bij je past. Daarin vind je de voorwaarden, deadline, aanvraagprocedure en het beoordelingskader. Klik door naar de officiële portal, meestal die van RVO, Europese Commissie of provincie. Je vult een aanvraag in met projectbeschrijving, begroting, planning en soms een consortium-akkoord. Bij grotere subsidies volgt een beoordelingsproces van weken tot maanden, met soms een aanvullende toelichting of pitch. Overweeg een adviseur in te schakelen bij complexe Europese regelingen.

De aanvraag zelf kost meestal 4 tot 12 weken voorbereiding, afhankelijk van de complexiteit. De beoordelingsperiode loopt van 2 tot 6 maanden bij nationale subsidies en tot 8 maanden bij Europese programma's. Bij aanbestedingen is de doorlooptijd wettelijk vastgelegd, meestal 45 tot 90 dagen tussen publicatie en gunning. Na toekenning volgt de projectuitvoering, vaak 1 tot 3 jaar, met tussenrapportages en een eindafrekening. Reken erop dat het hele traject van eerste idee tot afronding minimaal een jaar duurt.

Een aanvraag indienen is gratis. Wel investeer je tijd, en die kan flink oplopen. Reken bij een grote subsidie op 40 tot 200 uur voor het schrijven van projectplan, begroting en consortiumafspraken. Bij aanbestedingen kost het schrijven van een offerte gemiddeld 20 tot 80 uur. Veel ondernemers schakelen een subsidieadviseur in, met tarieven van 500 tot 3.000 euro voor kleine trajecten en 10.000 euro of meer voor complexe Europese aanvragen. Weeg dit af tegen de kans van slagen en de hoogte van de subsidie.

In Nederland zijn WBSO (loonkostenaftrek voor R&D), MIT (mkb-innovatiestimulering), SBIR (innovatiegerichte aanbesteding), DEI+ (demonstratie energie- en klimaatinnovatie) en Innovatiekrediet de meest gebruikte regelingen. Voor deep tech en biotech zijn er Biotech Booster en Toekomstfonds. Europees zijn Horizon Europe, EIC Accelerator, Eurostars en LIFE programma's de belangrijkste. Daarnaast zijn er regionale subsidies via provincies en Europese fondsen zoals EFRO en Interreg voor grensoverschrijdende projecten.

Dat kan, maar met beperkingen. Voor hetzelfde project mag je meestal geen dubbele financiering ontvangen: als kosten al door de ene subsidie worden gedekt, komen ze niet ook bij een andere in aanmerking. Wel kun je subsidies stapelen als ze verschillende delen van het project financieren, bijvoorbeeld een MIT voor haalbaarheid en een DEI+ voor de opvolgende pilot. Combineren binnen Europese staatssteunregels is complex. Bij twijfel schakel je een adviseur in of vraag je advies bij RVO.

Een subsidie hoef je niet terug te betalen, mits je aan de voorwaarden voldoet en het project uitvoert zoals afgesproken. Een innovatielening of innovatiekrediet is een terugbetaalbare financiering, meestal tegen gunstige voorwaarden. Innovatiekrediet, verstrekt door RVO, dekt bijvoorbeeld tot 45 procent van de projectkosten en wordt alleen terugbetaald als het project commercieel slaagt. Bij een klassieke banklening betaal je altijd terug, ongeacht de uitkomst. Overheden bieden vaak een combinatie: een subsidie voor onderzoek en een lening voor de opschalingsfase.