Gezocht: een slimme oplossing die cliëntdossiers écht laat werken voor jeugdhulpverleners

Jeugdhulpverleners besteden veel tijd aan het vastleggen en terugzoeken van informatie in digitale cliëntdossiers. Dossiers die bedoeld zijn om het werk te ondersteunen, voelen in de praktijk vaak vooral als een administratieve verplichting. Terwijl de belangrijkste vraag voor een hulpverlener heel anders is: wat speelt er bij dit gezin, wat is er onlangs gebeurd en waar moet ik vandaag op letten?

Ontwikkel jij innovatieve toepassingen van AI, slimme software of mobiele technologie? En kun jij ervoor zorgen dat cliëntdossiers jeugdhulpverleners écht ondersteunen in hun dagelijkse werk? Dan ontvangen we graag jouw inzending!

De uitdaging

Jeugdformaat biedt specialistische jeugd- en opvoedhulp in de regio Haaglanden. Hulpverleners werken vaak bij gezinnen thuis, op school of in de wijk, zonder vaste werkplek. De huidige digitale ondersteuning sluit hier onvoldoende op aan.

Ambulante hulpverleners begeleiden vaak 10 tot 30 gezinnen tegelijk. Ze zien sommige gezinnen meerdere keren per week, andere maar eens in de twee weken. Om zich goed voor te bereiden op een volgend bezoek, moeten ze telkens opnieuw informatie uit het cliëntdossier ophalen.

Dat is niet eenvoudig. Dossiers bevatten verslagen van gesprekken, telefoontjes, contactmomenten en andere gebeurtenissen. Na verloop van tijd kunnen daarin honderden registraties staan. De belangrijkste ontwikkelingen, actieve doelen en afspraken zijn niet altijd snel terug te vinden. Zeker wanneer een hulpverlener een gezin enige tijd niet heeft gezien, of wanneer een collega de begeleiding overneemt, kost het veel tijd om weer goed op de hoogte te raken.

Tegelijkertijd vraagt het vastleggen van nieuwe informatie veel tijd. Na een huisbezoek maakt de hulpverlener aantekeningen, maar het verwerken daarvan in het elektronisch cliëntdossier (ECD) gebeurt vaak pas later op de dag of zelfs aan het einde van de week. Dat betekent dubbel werk, extra administratie en het risico dat belangrijke informatie verloren gaat.

Het gevolg is dat hulpverleners veel tijd kwijt zijn aan het zoeken, invoeren en verwerken van informatie. Terwijl diezelfde informatie hen juist zou moeten helpen om hun werk goed te doen. Het digitale dossier is nu vooral ingericht op registratie en verantwoording, en veel minder op het ondersteunen van de professional.

Waar zijn we naar op zoek?

We zoeken een slimme, gebruiksvriendelijke oplossing die ambulante jeugdhulpverleners ondersteunt bij het raadplegen, begrijpen en bijwerken van cliëntinformatie. De oplossing moet aansluiten bij hun mobiele manier van werken en ervoor zorgen dat het dossier hen helpt, in plaats van extra werk oplevert.

De oplossing helpt hulpverleners om:

• Snel inzicht te krijgen in een cliëntdossier. Denk aan een overzichtelijke samenvatting van de belangrijkste gebeurtenissen, recente ontwikkelingen, actieve doelen en gemaakte afspraken.
• Relevante informatie te herkennen en prioriteren. Wat is er sinds het vorige contact gebeurd? Welke ontwikkelingen verdienen aandacht? Wat moet de hulpverlener weten voordat een volgend gesprek plaatsvindt?
• Een dossier eenvoudig over te dragen. Bijvoorbeeld wanneer een nieuwe medewerker de begeleiding overneemt of een collega tijdelijk moet invallen.
• Onderweg informatie vast te leggen. Denk aan het inspreken van aantekeningen, automatische transcriptie of andere manieren om verslaglegging eenvoudiger te maken.
• Administratieve handelingen te verminderen. Bijvoorbeeld door conceptverslagen te genereren die de hulpverlener kan controleren en verwerken in het bestaande cliëntdossier.

Een belangrijk uitgangspunt is dat de oplossing kan samenwerken met het bestaande elektronisch cliëntdossier (ECD). Het vervangen van dit systeem is niet de bedoeling. Voor een eerste prototype is een eenzijdige koppeling met bestaande systemen het uitgangspunt. Een tweezijdige koppeling, waarbij informatie ook automatisch teruggeschreven kan worden, is een mogelijke vervolgstap.

Omdat het gaat om gevoelige informatie over kinderen, jongeren en gezinnen, moet de oplossing voldoen aan de geldende eisen voor privacy en informatiebeveiliging. De hulpverlener houdt altijd de regie over de inhoud en de uiteindelijke vastlegging van informatie.

Het doel is om binnen het innovatietraject een werkend prototype te ontwikkelen en met ambulante medewerkers te testen of de oplossing daadwerkelijk tijd bespaart en hun werk beter ondersteunt.

Waar zijn we niet naar op zoek?

We zoeken geen vervanging van het bestaande elektronisch cliëntdossier. De oplossing moet juist voortbouwen op de bestaande systemen en informatie.

Ook zoeken we geen toepassing die zelfstandig diagnoses stelt, zorginhoudelijke adviezen geeft of beslissingen neemt over de begeleiding van kinderen en gezinnen. Die verantwoordelijkheid blijft altijd bij de jeugdhulpverlener.

Tot slot zoeken we geen nieuwe administratieve laag die medewerkers extra handelingen oplegt. De oplossing moet informatie toegankelijker maken en verslaglegging vereenvoudigen, zonder de werkdruk verder te verhogen.

Wat is er te winnen?

• Een betaalde innovatieopdracht tot € 25.000 om samen met de gemeente Den Haag een prototype te ontwikkelen en/of een pilot uit te voeren.
• Een directe samenwerking met Jeugdformaat, waarbij je jouw oplossing samen met de toekomstige gebruikers ontwikkelt en test in de praktijk.
• Vijf maanden begeleiding via Startup in Residence Intergov, met persoonlijke ondersteuning van een mentor, workshops en expertsessies op maat.
• Toegang tot een uitgebreid netwerk van overheidsorganisaties, experts, ondernemers en andere startups, met mogelijkheden om kennis uit te wisselen en nieuwe samenwerkingen aan te gaan.

Over ons

Jeugdformaat biedt specialistische jeugd- en opvoedhulp in de regio Haaglanden. Ongeveer 42% van de medewerkers werkt ambulant, bij gezinnen thuis, op school of in de wijk. Jeugdformaat wil deze professionals beter ondersteunen met digitale hulpmiddelen, zodat zij hun tijd en energie zoveel mogelijk kunnen besteden aan de begeleiding van gezinnen. Tijdens dit innovatietraject werk je samen met Jeugdformaat en een team van ambulante hulpverleners aan de ontwikkeling en praktijktest van een oplossing. Omdat vergelijkbare uitdagingen ook bij andere jeugdhulporganisaties spelen, biedt de oplossing mogelijk kansen voor bredere toepassing.

Deze challenge is ingebracht via de Zorginnovatiehub Den Haag, waar de gemeente Den Haag samen met zorgorganisaties en innovatieve ondernemers werkt aan vernieuwing in zorg en welzijn. 

Achtergrondinformatie

Bestaande oplossingen en technische mogelijkheden

Jeugdformaat heeft al verschillende oplossingen verkend, waaronder transcriptietoepassingen en functionaliteiten van de huidige ECD-leverancier. Deze bieden mogelijkheden voor het inspreken en verwerken van informatie, maar voorzien volgens Jeugdformaat nog niet in de gewenste combinatie van dossiersamenvattingen, snelle toegang tot kerninformatie en mobiele verslaglegging.

Hoe meten we het succes?

Jeugdformaat wil tijdens de pilot onder andere onderzoeken of:

• Medewerkers gemiddeld minimaal 30 minuten per dag kunnen besparen op administratieve werkzaamheden.
• Het voorbereiden van een huisbezoek kan worden teruggebracht van 15 minuten of meer naar ongeveer 2 tot 3 minuten.
• Minimaal 80% van de aantekeningen nog dezelfde dag wordt verwerkt.
• Medewerkers de oplossing als gebruiksvriendelijk beoordelen en zich beter ondersteund voelen in hun werk.

Naast tijdsbesparing kijkt Jeugdformaat naar de kwaliteit van verslaglegging, het voorkomen van informatieverlies en de bruikbaarheid van de oplossing in de dagelijkse praktijk.

Procedure en tijdlijn

De procedure bestaat uit twee fases: 1) een marktverkenning, waarin we op zoek gaan naar kansrijke innovatieve oplossingen, en 2) een meervoudig onderhandse aanbesteding (offertefase), waarin uitgenodigde partijen hun voorstel verder uitwerken.

Fase 1 – Marktverkenning: maak je interesse kenbaar

In deze fase willen we ontdekken welke ondernemers een innovatieve oplossing hebben voor deze uitdaging. Heb jij een interessante oplossing? Dan horen we graag van je! Je hoeft nog geen volledig voorstel of plan van aanpak uit te werken. Een interessemelding bestaat uit twee onderdelen:

• Een interesseformulier: hierin beantwoord je een aantal vragen over je onderneming, je oplossing en hoe deze aansluit bij de uitdaging.
• Een korte toelichting op je oplossing: in een document van maximaal 2 A4 (inclusief eventuele afbeeldingen) kun je jouw oplossing verder toelichten.

Let op: je dient je interessemelding niet in via Starthubs, maar via het externe aanbestedingsplatform van Tenpu. Via dit platform kun je ook vragen stellen over de challenge en de procedure.

Belangrijke data:

• 22 oktober 2026, 12:00 uur – Start marktverkenning. De challenge wordt gepubliceerd en geïnteresseerde ondernemers kunnen zich aanmelden.
• 25 november 2026, 12:00 uur – Deadline voor vragen. Tot dit moment kun je vragen stellen via ons aanbestedingsplatform.
• 4 december 2026, 17:00 uur – Deadline interessemelding. Uiterlijk op dit moment moet je jouw interesseformulier met de gevraagde informatie hebben ingediend.
• Uiterlijk 18 december 2026 – Uitslag marktverkenning. We beoordelen de inzendingen en nodigen drie tot vijf partijen uit voor de offertefase. Let op: het indienen van een interessemelding geeft geen garantie op een uitnodiging voor de volgende fase.

2. Meervoudig onderhandse aanbesteding (offertefase)

De geselecteerde partijen worden uitgenodigd voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. In deze fase werk je jouw oplossingsrichting uit tot een concreet plan van aanpak. Je krijgt de gelegenheid vragen te stellen en je voorstel tijdens een pitch toe te lichten aan het beoordelingsteam.

Belangrijke data:

• Uiterlijk 18 december 2026 – Uitnodiging offertefase. De geselecteerde partijen ontvangen de offerteuitvraag met de voorwaarden en beoordelingscriteria.
• 24 december 2026, 12:00 uur – Deadline voor vragen. Je kunt vragen stellen over de offerteuitvraag. De antwoorden worden gedeeld via een nota van inlichtingen.
• 12 t/m 14 januari 2027 – Pitches. De uitgenodigde partijen presenteren hun concept plan van aanpak en beantwoorden aanvullende vragen van het beoordelingsteam.
• 26 januari 2027, 17:00 uur – Deadline plan van aanpak. Je dient je definitieve voorstel in, bestaande uit maximaal 9 pagina's.
• 12 februari 2027 – Voorgenomen gunningsbesluit. We maken bekend aan welke partij we de innovatieopdracht voornemens zijn te gunnen.
• 1 en 2 maart 2027 – Start Startup in Residence Intergov. De geselecteerde ondernemer start het programma en gaat samen met de challenge eigenaar aan de slag met de ontwikkeling en het testen van de oplossing.

Over het Startup in Residence Intergov programma

Deze challenge is onderdeel van ronde 14 van Startup in Residence Intergov. In dit programma werken innovatieve ondernemers en overheidsorganisaties samen aan oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen. Je gaat niet alleen aan de slag met jouw challenge, maar vormt samen met andere geselecteerde ondernemers een cohort waarin je ervaringen, kennis en ideeën kunt uitwisselen.

Het programma is erop gericht om de samenwerking tussen ondernemers en overheden zo succesvol mogelijk te maken. We helpen je om de overheid als samenwerkingspartner en potentiële klant beter te begrijpen, obstakels tijdens het innovatietraject te overwinnen en kansen voor verdere ontwikkeling en opschaling te verkennen.

Daarvoor bieden we begeleiding en ondersteuning op tenminste drie manieren:

• Een gezamenlijke tweedaagse start op 1 en 2 maart 2027. Tijdens de zogeheten Impact Basecamp leren de ondernemers, challenge eigenaren en mentoren elkaar kennen en leggen we de basis voor een succesvolle samenwerking. 

• Tweewekelijkse check-ins en persoonlijke begeleiding. Tijdens tweewekelijkse check-ins bespreek je met je challenge eigenaar de voortgang, uitdagingen en vervolgstappen. Een ervaren mentor denkt regelmatig mee en helpt obstakels weg te nemen.

• Een programma op maat en toegang tot ons netwerk. Afhankelijk van jouw behoeften bieden we workshops, expertsessies en persoonlijke ondersteuning. Daarbij krijg je toegang tot evenementen en tot een uitgebreid netwerk van deskundigen, ondernemers en professionals binnen én buiten de overheid.

--Dien je interessemelding in via Tenpu--