Bij de rijksoverheid worden veel symposia, conferenties en evenementen georganiseerd. Althans, voordat de coronapandemie uitbrak en dit noodgedwongen werd stilgelegd. De bijeenkomsten vervullen een belangrijke rol, daarom starten we ze graag zo snel mogelijk weer op. Dat doen we uiteraard alleen zodra dat mag en rekeningen gehouden kan worden met de RIVM-eisen en voorschriften.
Voor grote bijeenkomsten is dat een forse uitdaging. (Deels) digitaal gaan ligt voor de hand, maar de waarde van de bijeenkomsten zit naast de inhoud ook met name in o.a. het (ongeplande) persoonlijke contact, netwerken en de inspirerende ambiance.
Wij verwachten dat het nog lang kan gaan duren voordat grote bijeenkomsten weer als vanouds mogelijk worden. Daarom zijn we op zoek naar oplossingen voor bijeenkomsten van meer dan 50 personen die zo veel mogelijk de voordelen van fysieke symposia, conferenties en evenementen behouden en wellicht zelfs versterken. Dat kan offline, online, of een mix zijn. Zolang het maar werkbaar is binnen de RIVM-normen op het gebied van o.a. hygiëne en afstand (1.5 meter).
Waar zijn we naar op zoek?
We zijn op zoek naar (deel)oplossingen voor het organiseren van symposia, conferenties en evenementen waarbij deelnemers het gevoel krijgen de voordelen te blijven ervaren van het fysieke bijeenkomen, zoals:
- De ambiance die deelnemers stimuleert actief te participeren en rendement uit de bijeenkomst te halen;
- Het luchtige netwerken in de wandelgangen, dat het mogelijk maakt op een spontane wijze relevante nieuwe contacten op te doen voor het professionele werk;
- Het shoppen langs interessante informatiestands;
- De spontane mogelijkheden om inspiratie op te doen;
- De gesprekken tussen deelnemers over het belang en de kwaliteit van de verschillende parallelsessies, c.q. sprekers presentatoren;
- Het aanspreken van presentatoren, voor of na hun presentaties;
- De verbindende gezelligheid van de afsluitende borrel;
- Etc.
Anders geformuleerd is onze vraag: Hoe kan de “klassieke” conferentie-beleving behouden blijven onder de RIVM-normen op het gebied van o.a. hygiëne en afstand (1.5 meter)?
Ook in oplossingen die delen van de uitdaging kunnen oplossen zijn wij geïnteresseerd. Wel moeten ze dan uiteraard makkelijk te combineren en koppelen zijn.
Wij zijn op zoek naar partijen die flexibel zijn en samen met ons het ultieme product of dienst voor de rijksoverheid willen neerzetten. We zijn niet alleen op zoek naar een oplossing voor het ministerie van BZK, maar naar een oplossing die door de gehele overheid te gebruiken en/of in te zetten is. Denk dan aan andere ministeries, uitvoeringsorganisaties, gemeenten, provincies en waterschappen.
De overheid kent geen centraal eventbureau. Elke afdeling of team organiseert wanneer nodig zelf de events, vaak bijgestaan door een communicatieafdeling. Oplossingen moeten dus goed zelfstandig bruikbaar zijn, of ondersteund kunnen worden.
Waar zijn we niet naar op zoek?
We zijn niet op zoek naar uitsluitend technisch-digitale deeloplossingen, zoals softwarepakketten voor het organiseren van video conferenties. Dergelijke voorzieningen zijn reeds beschikbaar.
Wat is er te winnen?
- Een innovatiebudget van maximaal €25,000.
- De kans op een vervolgopdracht na het programma.
- Een begeleidingstraject van 5 maanden waarin jullie zowel de oplossing als de onderneming naar een hoger niveau kunnen tillen. Meer informatie over het programma en de verschillende onderdelen, vind je op onze programma pagina.
- Toegang tot het netwerk van de overheid.
Informatiebijeenkomst
We organiseren voor deze challenge een online informatiebijeenkomst op maandag 22 juni van 12:00-13:30. Aanmelden kan tot en met 19 juni 12.00. Aanmelden informatiebijeenkomst
Vragen
Vragen over de inhoud van deze challenge kan je hier stellen op de discussion page. Vragen over het programma en de aanmeldingsprocedure zijn te stellen en te vinden bij de Frequently Asked Questions (FAQ).
Inschrijven en selectiecriteria
Inschrijven doe je door middel van het indienen van een Proposal (hier). Deze mag niet langer zijn dan 6 A4 + 3 A4 bijlage (in hetzelfde document). Waar dit proposal verder aan moet voldoen en hoe hij wordt beoordeeld staat in de formele Offerteaanvraag (pdf download). Lees die goed door!
Stuur met je proposal ook een ingevuld UEA in (Uniform Europees Aanbestedingsdocument (docx download)). Sla deze op als pdf.
Bij deelname ga je ook akkoord met de Algemene Rijksvoorwaarden voor inkopen van diensten en opdrachten: ARVODI-2018 (pdf download).
De proposal mag in vrije vorm worden ingediend (presentatie/slide deck, briefvorm), maar moet als pdf-bestand (liggend of staand A4) worden geüpload (max. 30MB).
Pitches in English are allowed.
Timeline
Een volledige timeline staat in de selectieleidraad. De belangrijkste momenten zijn als volgt:
- Dinsdag 9 juni - Lancering challenge
- Maandag 22 juni 12.00-13.30 - Informatie meetup - aanmelden kan tot vrijdag 19 juni 12.00
- Dinsdag 23 juni - Deadline vragen stellen
- Donderdag 2 juli, 17:00 - Deadline insturen aanmelding
- Donderdag 9 juli - Eerste selectiebesluit
- 15 - 17 juli - Pitchronde
- Vrijdag 24 juli - Gunningsbesluit
- Maandag 3 augustus - Start samenwerking
Achtergrondinformatie
Hieronder is een lijst van componenten weergeven waaruit dergelijk evenementen kunnen bestaan. Dit ter indicatie voor welke (combinatie) van aspecten er een oplossing gevonden kan worden.
Voorbeelden:
- Plenaire bijeenkomsten met presentaties en paneldiscussies en interacties en discussies met de deelnemers in de zaal;
- Parallelsessies in de vorm van:
- Workshops om:
- samen producten, instrumenten, concepten e.d. te ontwikkelen;
- oplossingen voor problemen/uitdagingen te ontwikkelen;
- kansen te identificeren ter verbetering van het functioneren van de overheid;
- deelnemers te trainen/vormen in welke vorm dan ook;
- Presentaties om kennis over te dragen en de discussie te voeren;
- Debatten;
- Workshops om:
- Kennis- en informatiemarkten;
- Expertise-corners waar deelnemers zich in een persoonlijk gesprek met een expert over een vraagstuk kunnen laten informeren/bijpraten;
- Informele ontmoetingsplaatsen voor deelnemers onderling en deelnemers met presentatoren/workshopbegeleiders/panelleden e.d. elkaar kunnen treffen om te netwerken of bij te praten;
- Toneel/cabaret gericht op het thema van het evenement.