How do we manage to directly ask questions to companies and make sure that companies take answering them seriously?

Challenge info

000000
Dagen Uur Minuten

Deadline: 28 July 2020
Status: Deadline verlopen
Prijzen(geld): Max. €25.000,- | Programme | Chance for follow up order

Share challenge

Max. €25.000,- | Programme | Chance for follow up order

deadline verlopen

Every year, hundreds of local residents, employees from the sector and other interested parties ask (sometimes very) detailed questions to the State Supervision of Mines in Dutch Staatstoezicht op de Mijnen (SodM). In principle, the companies involved, such as NAM, Nedmag or Vermilion, can often easily answer the questions themselves. But instead the questions are directed to SodM, because they have more confidence in  it.

SodM wants the questioners to ask questions to the companies and trust the answers given by the company. And that those companies will take answering them more seriously. We think you can achieve this by looking over their shoulder, or in some other way. The way to do it doesn't matter: that's the challenge.

We are looking for solutions in which questioners ask the companies questions and we as SodM can guarantee the reliability of the answers, without taking on the full answer.

Do you have a solution for that? Then we would like to receive your pitch!


About SodM
SodM is the independent supervisor of mineral and energy extraction in the Netherlands. We supervise human safety and environmental protection in energy extraction and the use of the deep subsurface, including, the gas network and wind energy at sea. SodM not only supervises from a technical perspective, but also explicitly includes social interests in its supervision.


What are we looking for?
We are looking for a solution that will help us get the questions among local residents, industry employees, and other interested parties about companies under our supervision, to where they get the fastest and best answer. It is hereby necessary that we as SodM can simultaneously check the quality and reliability of the answers if necessary, but can certainly guarantee them.

It concerns hundreds of questions per year. So very time-consuming solutions are not suitable. We prefer to automate and digitize as much as possible.


The questions must be able to arrive directly at the companies to which the questions relate, or be automatically forwarded by us (as much as possible).

Questions often arise around an installation, municipality or specific area. It would therefore be very useful to be able to keep interested parties informed about current and future developments, so that questions can already be addressed beforehand.

Keep in mind that the target group asking questions is as diverse as the inhabitants of our country. The solution must therefore also be useful for non-tech-savvy people.

We have a possible solution in mind, but other perspectives that solve our challenge are more than welcome!

What we have in mind now is a platform for guided three-way communication. As such, the company cannot lie, because we are watching, we do not always have to answer (because there is a certain confidence in the answer of the company) and the citizens can ask their questions in one place. And if the company does not answer, we will do it and we will then address the company again. Three-way communication that aims to normalize the conversation between company and neighborhood again. Think of SodM as the mediator who "helps two angry neighbors to take each other seriously again".
 

 

What are we not looking for?
No app groups with endless back-and-forth communication between those involved, such as the class app or those around the youth sports team. But just as accessible contact with the companies.
 

What is there to win

  • An innovation budget of up to € 25,000.
  • The chance of a follow-up assignment after the program.
  • A 3-5 month guidance program in which you can take both the solution and the company to a higher level. You can find more information about the program and the various components on our programme page.
  • Access to the government network.



Questions
Questions about this specific challenge you can ask on the discussion page till the 8th juli 2020. Questions about the programme and registration procedure you can find on the FAQ-page.


Registration
You can register by submitting a Proposal (here). This may not be longer than 6 A4 + 3 A4 attachment (in the same document).
The further requirements of this proposal and how it is assessed are set out in the formal Request for Quotation (pdf download). Read it carefully!
Send in with your proposal a completed UEA (Uniform European Tender Document (docx download)). Save this as a PDF.
By participating you also agree to the General Terms and Conditions for purchasing services and assignments: ARVODI-2018 (pdf download).


The proposal may be submitted in any form (presentation / slide deck, letter form), but must be uploaded as a PDF file (landscape or portrait A4) (max. 30MB).
Pitches in English are allowed.



Timeline

A complete timeline is given in the request for quotation. The most important moments are:
  • 17 June - Challenge live
  • 8 July - Deadline asking questions
  • 28 July, 17:00 - Deadline for proposal
  • 10 August - First selection
  • 31 August - 4 september - Live pitch round
  • 5 October - Final selection decision
  • 2 November - Start of Startup in Residence programme
 

 

Background information

What is SodM?
SodM is the independent supervisor of mineral and energy extraction in the Netherlands.
Our mission is: “SodM is strongly committed to human safety and the protection of the environment in energy extraction and the use of the subsurface, now and in the future.” Preconditions in the performance of our work are transparency, care, commitment and role purity. SodM not only supervises from a technical perspective, but also explicitly includes social interests in its supervision. The tasks of SodM are laid down in, among others, the Mining Act and the Gas Act.


What does SodM do?
SodM supervises compliance with laws and regulations. If necessary SodM can enforce compliance. In addition, SodM has the duty to provide solicited and unsolicited advice to the Minister of Economic Affairs and Climate on mining activities. SodM has specialized in-house knowledge and a good overview of the various sectors.

You can read more information on our website: www.sodm.nl

Questions can be asked till the 8th of juli 2020. 

The questions and answers from the information meetup can be found in this file.

anoniem 07-07-2020reageer
WAT • Hoeveel vragen worden er jaarlijks aan SodM gesteld? • Hoe heeft het aantal vragen zich in de afgelopen drie jaar ontwikkeld (toename/afname)? Wat zijn de aantallen per jaar? • Waarom nemen jullie een toename waar van het aantal vragen? • Welke vragen worden er nu gesteld? Welke voorbeelden kunnen jullie geven? • Wat voor type vragen, waar moeten we dan aan denken? Welke clustering van vragen kun je geven? • Over welke data beschikt SodM om de vragen te beantwoorden (kwalitatief en kwantitatief)? • Welke data is het belangrijkste? WIE en HOE • Wie stellen deze vragen? Aan wie moeten we dan denken? • Wanneer komen mensen/burgers met vragen bij SodM? • Welke bronnen hebben mensen/burgers dan al geraadpleegd? • Wat doen operators nu richting burgers? • Welke informatie delen operators nu met burgers? Op welk moment? En is dat in de regel proactief of reactief? • Welke verschillen neem je waar tussen de verschillende operators? Welke voorbeelden zijn sprekend? • Welke rol spelen gemeenten in dit vraagstuk (o.a. in het informeren van burgers)? • Welke andere partijen (dan burgers, gemeenten, operators en SodM) hebben volgens jullie nog een rol in dit vraagstuk? Over Sodm • Welke eisen worden nu in de vergunningverlening aan operators gesteld (o.a. aan het verstrekken van informatie aan burgers) (social license to operate) • Wat heft SodM eerder al gedaan m.b.t. dit vraagstuk? • Hoe is het beantwoorden van vragen binnen SodM nu georganiseerd> • Welke rol zie SodM voor zichzelf in het herstellen van vertrouwen weggelegd? • Wanneer zijn jullie tevreden? Welke resultaten/effecten willen jullie zien en op welke termijn? T.a.v. de challenge • Moet het een technische oplossing zijn of mag het ook iets anders zijn? • Wat als uit een haalbaarheidsstudie blijkt dat de voorgestelde oplossing niet de juiste oplossing is? In hoeverre mag/kan er dan nog een andere oplossing bedacht worden? • Wat is belangrijker, het herstel van vertrouwen of dat de mate waarin het antwoord ‘betrouwbaar’ is? • Mogen twee of meerdere start-ups zich samen inschrijven voor deze challenge? • Mag er gebruik gemaakt worden van andere partijen uit ons netwerk (bijvoorbeeld voor het concreet programmeren van een instrument)?

Ministerie van EZK 13-07-2020reageer
• Hoeveel vragen worden er jaarlijks aan SodM gesteld? Ongeveer 300 per jaar. • Hoe heeft het aantal vragen zich in de afgelopen drie jaar ontwikkeld (toename/afname)? Wat zijn de aantallen per jaar? Toename (verdubbeld in de afgelopen jaren). • Waarom nemen jullie een toename waar van het aantal vragen? Burgers zijn mondiger, lokale omroepen besteden veel aandacht aan mijnbouw. Meer lokale procedures doordat de afgelopen jaren een hausse aan vergunningstrajecten is doorlopen. • Welke vragen worden er nu gesteld? Welke voorbeelden kunnen jullie geven? Vragen over mijnbouwactiviteiten, of het voldoet aan de vergunningen. Zorgen over effecten op woningen/milieu. • Wat voor type vragen, waar moeten we dan aan denken? Welke clustering van vragen kun je geven? Zie hierboven. • Over welke data beschikt SodM om de vragen te beantwoorden (kwalitatief en kwantitatief)? Inspectiegegevens, rapporten, onderzoeken, eerdere burgervragen. Contact met operator. • Welke data is het belangrijkste? Zie hierboven. • Wie stellen deze vragen? Aan wie moeten we dan denken? Individuele burgers en actiegroepen. Gemeenteraadsleden. • Wanneer komen mensen/burgers met vragen bij SodM? Vaak pas als ze iets merken in hun directe omgeving. • Welke bronnen hebben mensen/burgers dan al geraadpleegd? Google, Twitter, Sodm.nl • Wat doen operators nu richting burgers? Informatie-avonden, huis-aan-huis brieven. • Welke informatie delen operators nu met burgers? Op welk moment? En is dat in de regel proactief of reactief? Soms pro-actief, soms reactief. Vaak op moment dat activiteiten aanvangen. • Welke verschillen neem je waar tussen de verschillende operators? Welke voorbeelden zijn sprekend? Grotere bedrijven iets professioneler, kleinere minder. Maar meestal weinig overzicht/structuur/transparantie. • Welke rol spelen gemeenten in dit vraagstuk (o.a. in het informeren van burgers)? Geen grote rol. Gemeenten hebben geen actieve rol in mijnbouw – en willen daar ook niet op aangekeken worden. Dat ligt soms anders met geothermie, als het de wens van de gemeente is om op een bepaalde plaats aardwarmte te benutten. • Welke andere partijen (dan burgers, gemeenten, operators en SodM) hebben volgens jullie nog een rol in dit vraagstuk? Actiegroepen. • Welke eisen worden nu in de vergunningverlening aan operators gesteld (o.a. aan het verstrekken van informatie aan burgers) (social license to operate) Geen harde eisen, alleen aanbevelingen. • Wat heeft SodM eerder al gedaan m.b.t. dit vraagstuk? Operators vragen om burgervragen serieus mee te nemen bij hun activiteiten. Interactie met de omgeving bespreken in jaargesprekken met operator. Zelf deelnemen aan info-avonden of op gesprek gaan. • Hoe is het beantwoorden van vragen binnen SodM nu georganiseerd? Vragen worden verdeeld naar afdeling/inspecteur voor beantwoording. • Welke rol ziet SodM voor zichzelf in het herstellen van vertrouwen weggelegd? Transparantie. • Wanneer zijn jullie tevreden? Welke resultaten/effecten willen jullie zien en op welke termijn? T.a.v. de challenge Dit is lastig meetbaar te maken, maar het zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat het aantal vragen dat direct naar operators gaat toeneemt. Niet zozeer dat het aantal vragen bij SodM moet afnemen, want er blijven een hoop onderwerpen waar SodM de aangewezen partij voor blijft. 1. Moet het een technische oplossing zijn of mag het ook iets anders zijn? Het mag zeker ook iets anders zijn. 2. Wat als uit een haalbaarheidsstudie blijkt dat de voorgestelde oplossing niet de juiste oplossing is? In hoeverre mag/kan er dan nog een andere oplossing bedacht worden? Het is wat kort dag voor een kronkelig pad, maar als iets niet werkt gaan we er natuurlijk niet aan vasthouden. • Wat is belangrijker, het herstel van vertrouwen of dat de mate waarin het antwoord ‘betrouwbaar’ is? Het gaat om dat eerste.

anoniem 07-07-2020reageer
Hoe verhouden filmpjes, presenties etc. zich tot de eis van max. 6 pagina's, incl. 1 bijlage per subgunningscriterium?

Ministerie van EZK 13-07-2020reageer
Gesteld is dat max. 6 pagina’s beschreven mogen worden en dat per gunningcriteria 1 bijlage van 1 pagina (enkelzijdig beschreven) toegevoegd mag worden (daarmee is het totaal 9 pagina’s). De presentatie moet over deze pagina’s gaan en de drie gunningcriteria (Impact, Haalbaar en Betaalbaar). De presentatie zal als een verdiepingsslag moeten fungeren, zodat we een helder beeld ontvangen van de oplossing, zodat we de oplossing gerichter kunnen bevragen.

anoniem 07-07-2020reageer
Op welke termijn willen jullie herstel van vertrouwen zien? Op welke termijn willen jullie verandering in gedrag van mijnbouwbedrijven zien?

Ministerie van EZK 13-07-2020reageer
Liefst natuurlijk zo snel mogelijk! Maar we begrijpen best dat dit een langzaam proces is. Vertrouwen komt immers te voet. Op het gedrag van operators is niet in algemene zin veel aan te merken: het gaat er vooral om dat individuele vragen serieus worden opgepakt. Soms lukt dat prima, soms gaat het mis. Herstel van vertrouwen is van meer factoren afhankelijk dan alleen het beantwoorden van vragen. Zaak is om tijdens het project definitie van ‘verandering’ en ‘resultaat’ vast te stellen. Het zal een langere termijn investering zijn, afhankelijk van je scope, maar zeker een jaar.

anoniem 07-07-2020reageer
U geeft in de brief aan dat het gaat om honderden vragen per jaar die nu bij de SodM binnenkomen. Erg tijdsintensieve oplossingen zijn dus niet geschikt. Tijdintensief voor wie?

Ministerie van EZK 13-07-2020reageer
SodM, maar natuurlijk ook de operators, anders is er bij hen geen belang om mee te doen. Oftewel, de oplossing moet in ieder geval bij de partijen niet tot méér tijdsinvestering leiden.

Vivian Boumans 07-07-2020reageer
Hoeveel tijd is er vanuit SodM beschikbaar (fte's, dagen per week) om aan deze opdracht mee te werken? Hoeveel tijd is hier voor vrijgemaakt/gereserveerd? Welke achtergrond hebben deze toezichthouders (technisch, procesmatig, gedrag etc.)?

Ministerie van EZK 13-07-2020reageer
Dat weten we niet precies, en zal wat wisselen. We verwachten dat er ruimte is om te tijd te nemen die nodig is: er is niets gereserveerd, maar wel goede wil om tijd te maken. Voor een periode van vijf maanden is het niet gek om bijvoorbeeld een inzet van een dag in de week beschikbaar te houden. Met kleine beetjes tegelijk is dit makkelijker in te zetten, dan met hele weken tegelijk. Veel toezichthouders hebben een technische achtergrond, maar steeds meer toezichthouders zijn ook wel van allerlei markten thuis.

Er zijn (nog) geen updates geplaatst.

Andere challenges

Alle Challenges

Schrijf je in voor de nieuwsbrief, mis nooit een challenge!