Interview met winnaar Startup in Residence challenge 'beter benutten kantoren' Whero

15 januari 2021

Bron artikel: startupinresidence


Startup Whero stond dit jaar voor een grote opgave: Hoe ga je bezetting meten in kantoren die nagenoeg leeg zijn? Vlak nadat zij tot winnende startup van de Rijksvastgoedbedrijf-challenge “Betere benutting kantoren” werden verkozen, brak de corona-crisis uit en was bijna de gehele overheid genoodzaakt om thuis te werken. Het meten van kantoorgebruik werd hierdoor vrijwel onmogelijk. Maar Stefan en Michel, het kloppend hart van de startup, hebben deze uitdaging met beide handen aangepakt. Dankzij het doorzettingsvermogen, de agile aanpak en de flexibele opzet van hun lokalisatieplatform waren zij in staat een oplossing te bouwen die perfect aansluit op de corona-problematiek.



Whero

Whero bestaat uit een driekoppig team en is afkomstig uit de Delft. Met hun innovatieve lokalisatieservice kunnen zij op centimeterniveau bewegingen registeren en daarmee het ruimtegebruik voor de beheerder en gebruiker inzichtelijk maken. Whero was eerder al succesvol binnen de retailmarkt en wilde door deelname aan de challenge van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) uitbreiden naar de kantorenmarkt. En met succes! Uit alle inzendingen bleek Whero de beste oplossing te hebben om de overbezette rijksgebouwen beter te benutten.


Aanpassingsvermogen

Maar al snel nadat Whero de Startup in Residence challenge gewonnen had, veranderde alles door de Covid uitbraak. Een groot deel van de overheid werd genoodzaakt vanuit huis te werken. De bezettingsaantallen in de kantoorgebouwen kelderden tot minieme aantallen. Aan het begin van deze pandemie werd niet verwacht dat er nog iets aan kantoorgebruik te meten zou zijn. Maar de covid-crisis gaf Whero juist een unieke kans! Door snel aanpassingen door te voeren heeft Whero de kantooroplossing in kunnen zetten om Covid-maatregelen op kantoor te analyseren en te verbeteren. 

Michel Jansen, co-founder van Whero stelt: “het concept van onze oplossing is redelijk hetzelfde gebleven. Omdat wij in het begin al een flexibele approach hebben gekozen in het presenteren van onze metingen, kerngetallen en analyses, was het voor ons redelijk makkelijk om hierbinnen te schakelen. Dit was tegelijk iets waar we als startup in het begin ook veel mee hebben gestoeid”.

“Onze oplossing kan veel en is flexibel inzetbaar, maar dat maakte het tegelijkertijd lastig focus aan te brengen. De corona-problematiek heeft ons hier eigenlijk juist bij geholpen. Dit hadden we in eerste instantie totaal niet verwacht”, vulde co-founder Stefan Viergever hem aan.

Wat wel aangepast moest worden was het vraagstuk. Ook de challengehouders Daniel Bourguignon van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) en Martine de Vaan van het RVB hadden dit snel in gaten en formuleerden samen met Whero de aangepaste challenge: “Alle drie beter op anderhalve meter” -voor organisatie, kantoor én mens.

Stefan en Michel zijn erg positief over de samenwerking. “Zowel Daniel als Martine hebben dit strategisch goed benaderd. Zij wisten goed hun netwerk in te zetten en op die manier de juiste mensen te laten aanhaken”. Zo sloten ook Robert de Haas, specialist ICT binnen de overheid, en Harm van den Boogaard innovatiemanager van FM Haaglanden (FMH) aan. Robert was in staat om op IT-gebied te sparren met Whero en daar vervolgens een vertaalslag in te maken richting de gebruikers.
 

“Het Startup in Residence (SIR) programma is perfect voor startups die hun systeem of tool willen uitproberen. Je kunt als startup je technieken tot in detail uitdenken, maar uiteindelijk zal je het ook moeten kunnen testen om te kijken of het werkt. In een commerciële setting is dat minder makkelijk, want dan moet het product meteen presteren. Binnen het SIR-programma heb je de vrijheid om gaandeweg te leren en aanpassingen door te voeren, om zo je product op een veilige manier te optimaliseren.”


Harm regelde dat het lokale facilitaire team betrokken werd en een projectleider voor de pilot. “Ook met het regelen van de pilotlocaties waren de challengehouders van grote meerwaarde. Door kort te schakelen met de organisaties wisten zij de traditionele manier van de bureaucratie te doorbreken en ons aan tafel te krijgen bij de juiste partijen. Deze vier-eenheid van ambtenaren op het gebied van  vastgoed, beleid, facilitair en ICT was essentieel voor het slagen van de challenge”, aldus Michel. 

Uiteindelijk heeft het traject door corona en de daarbij horende veranderingen vertraging opgelopen. Niet onverwacht, maar ook zeker niet onoverkomelijk. Whero is momenteel druk bezig met het implementeren van de oplossing bij P-Direkt en presenteert begin 2021 de resultaten van de pilot. De reden dat Whero in samenwerking met de overheid kantoorgebruik kan meten in deze tijd is dankzij het enthousiasme van P-Direkt over het project.

Deze bevlogenheid is volgens Whero terug te vinden in alle aspecten van het project. Zo ook tijdens het presenteren van hun covid-preventie dashboard. “In dit dashboard visualiseren we de data en maken we voor de organisatie inzichtelijk wat er gemeten wordt. De analyses werden met enthousiasme ontvangen door de challengehouders, ze konden niet wachten dit in de praktijk verder toe te passen. Met deze analyses en visualisaties worden de beloofde resultaten tastbaar, en de positieve reactie hierop motiveert ons nog meer!”, aldus Stefan.


Geleerde lessen

Door de deelname aan SIR-programma heeft Whero veel geleerd. “We zijn ons nog meer bewust geworden van de technische meerwaarde van ons product: the power of precision. Het kunnen meten op centimeterniveau is erg waardevol, vooral in de huidige covid-19 situatie”. Ook op managementgebied heeft de startup stappen gemaakt. “Als startup is het belangrijk dat je een duidelijk scope met elkaar vaststelt en op basis daarvan de verwachting managet. Je ontdekt tijdens het werken met nieuwe technologieën veel nieuwe mogelijkheden. Ondanks dat dit voor een breed enthousiasme kan zorgen, is het belangrijk dit eerst toe te spitsten op een enkel onderwerp. Als je alle kansen gaat aanpakken raak je verzeild in tal van halve oplossingen, waardoor je uiteindelijk nooit die eindstreep haalt. Het is belangrijk dat je tussenproducten voor jezelf vaststelt, want op een gegeven moment moet je ook echt gaan verkopen.”


“Het Startup in Residence (SIR) programma is perfect voor startups die hun systeem of tool willen uitproberen. Je kunt als startup je technieken tot in detail uitdenken, maar uiteindelijk zal je het ook moeten kunnen testen om te kijken of het werkt. In een commerciële setting is dat minder makkelijk, want dan moet het product meteen presteren. Binnen het SIR-programma heb je de vrijheid om gaandeweg te leren en aanpassingen door te voeren, om zo je product op een veilige manier te optimaliseren.” Het innovatiecontract is voor deze samenwerking een passend middel. Het maakt het mogelijk om ook na het halfjaarlijkse SiR-programma in co-creatie verder te werken aan de oplossing. Een unieke aanbestedingsvorm opgezet door het Startup in Residence initiatief. Meedoen aan deze challenge deed Whero daarom ook niet voor de 25.000 euro, maar om te kunnen investeren in het product en de relatie tussen henzelf en de overheid.


Wat de overheid van jullie kan leren

Ondanks dat Whero positief is over het SIR-programma, zien ze ruimte voor verbetering. De totstandkoming van het contract verliep moeizaam. Zo sloten enkele contractvereisten, waaronder het accepteren van de Algemene Rijksvoorwaarde Voor Diensten 2018 (ARVODI), nog niet goed aan bij de doelstelling en ambitie van Startup in Residence. 

“Hoewel er een innovatief contract voor je klaarligt, zijn de onderliggende algemene voorwaarden (ook wel bekend als de ARVODI 2018) te veel gericht op een klassieke Opdrachtgever-Opdrachtnemer relatie. Dit maakte de regelgeving omtrent het behoud van IP en de inkoopregeling slecht van toepassing”, aldus Stefan en Michel. “Uiteindelijk zijn we met elkaar tot een goede middenweg gekomen, maar voor toekomstige challenges zou het beter zijn als er een plaatsvervangende nieuwe inkooprichtlijn komt voor deze unieke samenwerkingsvorm. In beginsel zouden deze voorwaarden meer gebaseerd moeten zijn op de co-creatie tussen overheid en startup.”
 

"Bij de overheid gaat alles gaat via het boekje, terwijl je als start-up zelden een boekje volgt. De optimale plek zit daarbij ook dan in het midden. Het vergt enerzijds verwachtingsmanagement van onze kant, maar anderzijds ook een proactieve can-do mentaliteit van de overheid. Maar eerlijk is eerlijk, als je uiteindelijk bij de juiste mensen terecht bent gekomen, proef je oprecht enthousiasme"



“Daarnaast is de snelheid waarmee de overheid werkt erg verschillend van onze werkwijze. Om bij de juiste persoon te komen moet je door de lagen van de overheid navigeren. Dit kan de nodige tijd kosten en een startup wil echter het liefst gisteren antwoord op de vraag van vandaag. Bij de overheid gaat alles gaat via het boekje, terwijl je als start-up zelden een boekje volgt. De optimale plek zit daarbij ook dan in het midden. Het vergt enerzijds verwachtingsmanagement van onze kant, maar anderzijds ook een proactieve can-do mentaliteit van de overheid. Maar eerlijk is eerlijk, als je uiteindelijk bij de juiste mensen terecht bent gekomen, proef je oprecht enthousiasme. Innovatie begint steeds meer te leven binnen de overheid!”.


Toekomst

Whero is op dit moment druk bezig met de implementatie van hun Covid-preventieoplossing bij P-Direkt. “Onze focus ligt nu bij het analyseren van metingen en het visualiseren van deze data-analyses in ons nieuwe Covid-dashboard. Nu deze belangrijke mijlpaal in zicht is, staan de volgende twee uitdagingen voor de deur. We gaan met de overheid aan slag om de lessen uit deze locatieanalyses toe te passen om het kantoorgebruik voor mens, kantoor én organisatie te verbeteren. Parellel gaan we in 2021 met onze propositie ‘Postioning-as-a-Service’ laten zien hoe lokalisatieservices gebaseerd op Ultra-Wide Band technologie een meerwaarde kan bieden in de retail, healthcare en de evenementen sector.'' 

  

Bekijk hier de challenge terug.
Lees meer over Whero en hun product “Positioning-as-a-Service” op hun website.

Search

Volg ons op facebook

Volg ons op Twitter

Schrijf je in voor de nieuwsbrief, mis nooit een challenge!