Zorgorganisatie Reinaerde zoekt met grote spoed een goed capaciteitsmatching en planningssysteem

Challenge info

000000
Dagen Uur Minuten

Deadline: 31 maart 2020
Status: Deadline verlopen
Prijzen(geld): Zeer spoedige samenwerking

Share challenge

Zeer spoedige samenwerking

deadline verlopen
Reinaerde is een zorginstelling die 3.600 mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking ondersteuning biedt. Daar werken zo’n 2.500 medewerkers en 850 vrijwilligers elke dag aan, op veel verschillende locaties. Door het Coronavirus komt die dienstverlening waarschijnlijk de komende periode flink onder druk te staan. De kunst is dan om overzicht te houden van vraag en aanbod en alle beschikbare collega’s goed in te plannen op die plekken waar het nodig is. Daarnaast moeten we  vroegtijdig kunnen signaleren waar gaten dreigen te vallen en die op vullen, zodat onze zorg gegarandeerd blijft.


Waar zijn we naar op zoek?
Vanwege de druk door de coronacrisis zijn we op zoek naar een partner die in zeer korte tijd (2 weken! eerder = beter) een oplossing kan vinden voor snelle capaciteitsmatching en -planning. We verwachten een uitval van medewerkers door ziekte van het coronavirus en een toenemende zorgvraag. We zoeken een partner (of partij? stukje eronder staat partij) die ons helpt bij het (verder) ontwikkelen, aanpassen, testen en startklaar maken van deze oplossing. 

We zoeken een partij met een zoveel mogelijk uitontwikkelde tool die direct met ons kan meedenken en schakelen. Zijn jullie die snelle schakelaar? We plannen een doorloop tijd van 2 weken waarin we van vraag- oplossing- test- draaien willen komen. 

Boven op de al bestaande huidige systemen die we gebruiken (Beaufort, OWS (ORTEQ) - zie onder) en waar ook de link ligt met onze salarisbetaling, willen we op een gebruiksvriendelijke, adequate en snelle manier vanuit inzicht in overcapaciteit (incl. kwalificaties, kennis en kunde) de matching maken met de benodigde capaciteit op andere plekken.

Dit inzicht en deze matching moet daarnaast mogelijk zijn op meerdere niveaus (locatie-, gebieds- en organisatie niveau). Zodat we op een snelle en adequate manier vraag (werk te doen, open (niet ingevulde) diensten) en aanbod (capaciteit medewerkers in de zorg, medewerkers ondersteunende diensten en verder denkend verwanten en vrijwilligers) kunnen matchen en hier direct op kunnen plannen.

Aanvullend hierop moet deze capaciteit op basis van benodigde zorg ook concreet vooruit gepland kunnen worden.

Deze oplossing moet bovendien een goed alternatief vormen voor de huidige manier van plannen, want we willen er na de coronacrisis mogelijk mee blijven werken! Daarom moet het vanuit het perspectief van medewerker en zorgvraag handiger, efficiënter en prettiger ingericht zijn dan onze huidige manier van werken. 


Doel van de oplossing:
  • Direct inzicht in capaciteitsvraagstuk op locatie niveau, regio niveau en organisatie niveau
    • Wij werken op 180 locaties in 4 verschillende gebieden met in totaal 2.500 medewerkers en nu al 850 vrijwilligers. 
  • Roosteren en plannen op Reinaerde (organisatie) niveau mogelijk 
  • Roosteren en plannen op regionaal niveau (regio’s van Reinaerde) mogelijk
  • Optimale inzet van bestaande medewerkers (primair proces en indien nodig ondersteunende en staf medewerkers)
  • Minder ureninzet van planners (en dus van potentiele zorgmedewerkers) in roosteren en plannen, tijdswinst. 
  • Real-time roosteren en plannen - indien geautomatiseerd (A.I) op basis van proven tech
  • Koppeling van zorgmedewerkers en medewerkers ondersteunende diensten aan open diensten
    • Extra: kunnen toevoegen van externen/informele ring (verwanten, vrijwilligers) 
Optioneel
  • Goede look-and-feel
  • Uitgaan van de zorg van de toekomst: wat is er dan nodig (bijv. zelfstandig roosteren)
Zie het volledig overzicht van gevraagde functionaliteiten in dit excel overzicht (download).


 
Vragen? Stel ze hier. 

 
Waar zijn we niet naar op zoek?
  • Losse platforms/tools die niet integreren met onze bestaande systemen.

Wat we bieden
Ruimte voor het verder ontwikkelen en testen van een capaciteitsplanning en urenmatchingstool voor de zorg binnen een grote gehandicaptenzorgorganisatie.
    
Bij goede resultaten de mogelijkheid tot uitrol voor de hele organisatie en meteen een ingang naar andere vergelijkbare Verstandelijk Gehandicapten (VG) en ouderenzorgorganisaties, waaronder organisaties die net als wij deel uitmaken van Carante Groep. Carante Groep is een samenwerkingsverband van 13 organisaties, die ook nadrukkelijk meekijken in deze challenge om de oplossing die voor Reinaerde gekozen wordt ook beschikbaar te maken voor de andere aangesloten organisaties.

Samen maken we de Zorg, zeker in tijden van crisis. Voor nu vragen we zoveel mogelijk een kosteloos aanbod en ontwikkeling, gezien de benodigde spoed, urgentie en beschikbare middelen. Na de crisis is er een mogelijkheid om een aanbod te doen voor daarna. Indien een investering voor jullie toch noodzakelijk is, graag aangeven en zo beperkt mogelijk houden. 


Voorwaarden voor deelname
  • Ingeschreven staan bij de KVK
  • Een werkende tool kunnen demonstreren
  • Supersnel kunnen schakelen en leveren: binnen twee weken gezien de Coronacrisis
  • Makkelijke koppeling met huidige systemen (zie ook excel Request for Information format ‘’technische gegevens”)
  • Wij werken met Beaufort, OWS (ORTEQ), BI en hiermee moet het systeem te koppelen zijn. We zoeken voor nu geen vervanger van ons huidige personeelssysteem, rooster- en urenverantwoordingssyteem.


Jullie pitch (zo bondig mogelijk!)
  • Beschrijving van jullie oplossing
    • Neem hier ook printscreens van jullie systeem in op, zodat wij meteen een beeld krijgen van:
      • Het beeld van het overall niveau (regio en Reinaerde) van het capaciteitsoverzicht (vraag en aanbod).
      • Hoe een planner op regio (of locatie niveau) zijn vraag en aanbod in beeld  krijgt en hoe kan hij al dan niet kan goedkeuren.
      • Hoe krijgen medewerkers van een locatie, van een regio of binnen Reinaerde in het algemeen te zien hoe open (niet ingevulde) diensten eruit zien.
  • Beschrijfving van jullie bedrijf
  • Ingevuld overzicht van gevraagde in gewenste functionaliteiten
    • Om snel te kunnen zien welke oplossingen kansrijk zijn op zeer korte termijn vragen we jullie bondig dit excel (download) in te vullen en mee te sturen.

De pitch mag in vrije vorm worden ingediend (presentatie/slide deck, briefvorm), maar moet als pdf-bestand (liggend of staand A4) worden geüpload (max. 30MB). Video’s, voorbeeldwebsites, etc. kunnen daarin worden opgenomen als link. 
Pitches in English are allowed.



Achtergrondinformatie
  • OWS gebruiken we momenteel voor tijdsregistratie en roosteren, vakanties, etc. 
  • Beaufort is ons bron-systeem voor medewerkersgegevens (personeelssysteem), hiermee wordt het systeem OWS dus ook deels gevuld
  • BI is ons systeem voor dashboard en rapportages, managementinformatie.
De mogelijk nieuwe oplossing moet in staat zijn de gegevens uit het bronsysteem te lezen maar ook, deze op de juiste manier terug te geven

Toevoeging die wij met deze uitvraag doen is om verder te gaan dan het roosteren en met focus op de tijden van coronacrisis op een snelle en adequate manier vraag (werk te doen, open diensten) en aanbod (capaciteit medewerkers in de zorg, medewerkers ondersteunende diensten en verder denkend verwanten en vrijwilligers) te matchen en hier direct op te plannen.
 


Op de hoogte blijven van alle (corona) challenges?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief! Inschrijven Nieuwsbrief

 
 

Hebben jullie hiervoor geen oplossing? Maar wel een andere oplossing in de strijd tegen de corona crisis? 
Bekijk de Corona Open Call

anoniem 26-03-2020
Wij hebben een aantal vragen rondom de integratie, die niet direct naar voren komen in de beschrijving of the Excel-sheet. Er wordt gevraagd te koppelen met de volgende systemen: a. Identity Management, t.b.v. SSO b. BI c. Beaufort d. OWS Onze vragen per item gegroepeerd: a) 1. Kunnen jullie aangeven welke IM jullie gebruiken en of deze on-premise draait of vanuit de Cloud? 2. Zijn er voor de SSO ook eventuele (externe) tokens nodig? b) 3. Welke BI-oplossing gebruiken jullie? Of is BI de naam van de oplossing? Het klinkt meer als de verzamelafkorting voor Business Intelligence en niet zozeer een software-pakket. 4. Als dit een BI-rapportagetool betreft, wordt dit gebruikt voor real-time statistieken of voor historische rapportage of voor beide? c) 5. Kunnen jullie aangeven op welke versie van Beaufort jullie draaien? 6. Welke leverancier heeft het geïmplementeerd en beheert de omgeving? d) 7. Wij komen helemaal niks tegen met `OWS / ORTEQ`. Of gaat het hier om de Workforce Scheduling module van Ortec (https://ortec.com)? Algemene vraag: Kunnen jullie per systeem aangeven op welke (technische) manier(en) er kan worden geïntegreerd? Hierbij valt te denken aan: webhooks, REST-API, SOAP, proprietary API, Geen API beschikbaar. Alvast bedankt!

Reinaerde 27-03-2020
hieronder een aantal antwoorden op de vragen: b.v. Identity management/ SSO: Kunnen jullie aangeven welke IM jullie gebruiken en of deze on-premise draait of vanuit de Cloud? Beaufort en OWS on premise BI: Welke BI-oplossing gebruiken jullie? Of is BI de naam van de oplossing? Het klinkt meer als de verzamelafkorting voor Business Intelligence en niet zozeer een software-pakket --> we gebruiken pakket Cosmos 8 van de leverancier IBM. Het is een managementtool waar alle bedrijfsgegevens bij elkaar komen. --> Er is geen aparte koppeling nodig met BI, enkel met de onderliggende (data)systemen --> vanuit OWS (de gerealiseerde diensten) komt er informatie in BI Beaufort: Kunnen jullie aangeven op welke versie van Beaufort jullie draaien? --> versie 3.4, servicepack 50 OWS van ORTEC algemeen: Kunnen jullie per systeem aangeven op welke (technische) manier(en) er kan worden geïntegreerd? Hierbij valt te denken aan: webhooks, REST-API, SOAP, proprietary API. Antwoord: er is geen API beschikbaar. WE ga na welke koppelingen al op de plank liggen. ORTEC geeft aan dat een nieuwe koppeling bouwen veel tijd kost. Dus lijtk het meest logisch als er ale een vorm van een koppeling bestaat. Indien we meer informatie hebben, zetten we dit erop, maar kan geen kwaad dit zelf na te gaan. Gebruikers als planner/roosteraar gebruikers: Hoeveel gebruiker gaan er werken met de planning software? Hiermee bedoelen we niet de medewerkers die via de App/Wweb hun eigen rooster willen bekijken of leidinggevenden die op de App/Web maar degene die werkelijk capaciteits planning doen en roosters maken . NU doen dat er ongeveer pml 500 mensen (medewerkers die roosterrechten hebben). Ten tijden van Corona hoeft dat mogelijk niet. We werken met verschillende schillen in het capaciteitsmanagement van Corona: eerste schil is medewerkers op locatie niveau, tweede schil is medewerkers die vrij zijn gevallen van andere locaties (en mogelijk gebieden) omdat hun diensten niet meer open zijn (denk aan dagcentra en kindercentra) en vervolgens (dit noemen we bij corona de 3e schil, willen we medewerkers uit de ondersteunende diensten in kunnen zetten. --> Dan zijn er per gebieden verschillende mensen die roosterrechten moeten hebben (we hebben 4 gebieden), daarnaast alle managers (50-60) en een aantal op Reinaerde niveau. Gebruikers die een dienst kunnen hebben Als wij het goed lezen, wil je elk personeelslid in het systeem zodat je overzicht hebt in de volledige capaciteit van Reinaerde en niet alleen de overcapaciteit, klopt dit?--> pml 2500 man binnen Reianerde. Nu is OWS voor de roosteraars, OWS Ess een webservice en app, voor elk personeelslid. Elk lid kan potentieel aanbod zijn, maar niet iedereen kan in alle roosters. Daarvoor hebben medewerkers een app op de telefoon. mensen kunnen zich nu nog niet actief op een vrijgekomen dienst inschrijven.

anoniem 27-03-2020
Hoeveel gebruiker gaan er werken met de planning software? Hiermee bedoelen we niet de medewerkers die via de App/Wweb hun eigen rooster willen bekijken of leidinggevenden die op de App/Web maar degene die werkelijk capaciteits planning doen en roosters maken

Reinaerde 27-03-2020
zie antwoorden hierboven bij de vorige vrager

anoniem 27-03-2020
Is er ook informatie beschikbaar over de koppeling met Ortec? Gaat dat via een standaard API? Is er ook een handleiding?

Reinaerde 27-03-2020
Zie ook de antwoorden bij de eerste vrager. Er is nu geen API van ORTEC beschikbaar. Ze geven zelf aan dat een nieuwe koppeling bouwen lang gaat duren (te lang tbv de Corona tijd). Tenzij een makkelijke manier gevonden wordt. Er liggen er wel e.e.a. op de plank maar wij gaan er vanuit dat de partijen die als koppeling op de plank liggen dit zouden moeten weten. Wij zoeken dit nog uit, maar goed om op basis van jullie eigen inzicht na te gaan of je denkt dat dit makkelijk gaat.

anoniem 28-03-2020
Hallo, we hadden een aantal vragen over de gevraagde functionaliteiten en jullie eerdere antwoorden in deze forum. Onder het kopje ‘’algemeen eisen systeem’’ wordt er gesproken over het in beeld brengen van vraag en aanbod. In welke vorm zouden jullie de vraag en aanbod willen zien. Welke waarden zouden jullie tegen elkaar willen uitzetten? Onder het kopje ‘’Type functies/diensten’’ wordt er gesproken over ‘’het capaciteits inzicht in tijden van crisis’’. Wat wordt hier precies mee bedoelt? Moeten we dan denken aan een overzicht van beschikbaarheid of hoeveel medewerkers per gebied, etc? Onder het kopje ‘’Gebruikers’’ wordt er gesproken over het goedkeuren van een dienst. Moet de dienst worden intern worden goedgekeurd of door een klant? Hebben jullie omschrijving van dit proces? Wordt met Cosmos 8 van IBM Cosmo bedoelt? Waarin meerdere instanties van Cognos van IBM kan besturen?

Reinaerde 30-03-2020
--> vraag en aanbod gaat over capaciteit: dus gevraagde capaciteit (open diensten) op woningen t.o.v. geboden (over)capaciteit vanuit medewerkers (op basis van kwalificaties, kennis en kunde, indelingen). --> Capaciteitsinzicht in tijden van crisis betekent dat we bovenstaande vraag en aanbod op meerdere niveaus direct inzichtelijk moeten hebben (op locatieniveau, niveau van gebied/regio en niveau van Reinaerde geheel); in crisistijd is dit extra belangrijk omdat we boven locatieniveau capaciteit zullen moeten matchen en in een volgende stap boven niveau van gebied/regio. --> Diensten worden intern goedgekeurd door mensen die specifiek deze rol hebben (ook hier geldt weer verschillende niveaus afhankelijk van wat nodig is dus: locatie, gebied, Reinaerde) --> Update wat betreft de BI: we draaien BI-software op Cognos 11 blijkt nu, en zonder Cosmo.

Srikanth Mantha 01-04-2020
Dear Team, By when are we expecting a further discussion with the solution providers? Or your intimation from your side to the shortlisted solution providers?

Reinaerde 02-04-2020
Dear Srikanth, we will provide you and all others today with a general update (on the Update page of this challenge) regarding which solutions are on our 'test shortlist' and we will answer all providers as soon as possible our review and selection regarding their solution.

Azadeh Haratiannezhadi 06-04-2020
We recieved the notification late, is it possible to send our document now?

Reinaerde 08-04-2020
Hi Azadeh. Off course you're free to send your proposal/pitch anyway (hdschipper@reinaerde.nl). However, take in mind that at the moment we're in the test phase with a couple of providers, so your pitch really needs to stand out to reconsider our current choices. Also, our decision to go further with one of the pitches is upcoming so bear this in mind when choosing if you still want to spend energy on this.

Log in of registreer om je vraag te stellen.

Reinaerde gaat samenwerking in Coronacrisis aan met More Optimal

06 mei 2020

Na een zeer bijzonder en leerzaam 'sneltrein-proces' om een passend systeem te vinden bij ons vraagstuk in deze periode van het Coronavirus, zijn we eveneens in sneltreinvaart de toepassing hiervan ingegaan. En we zijn erg blij te kunnen melden dat Reinaerde ten behoeve van de crisissituatie hiervoor de samenwerking aangegaan is met More Optimal! Een partner met een waardevol platform die zich in de gevraagde (en hoog nodige) snelheid en flexibiliteit zeer bereidwillig opstelt, waardoor we erg snel van start konden met het gebruik hiervan.

Overweldigd door het aantal reacties en door naar de testfase

02 april 2020

Wij zijn overweldigd door het zeer hoge aantal partijen (ca. 30) dat zich heeft aangeboden om in deze rare tijden van het Coronavirus iets te betekenen voor hoe wij als Reinaerde om willen en moeten gaan met inzicht, planning en matching van capaciteit. Allereerst dus dank aan al deze partijen! Wat mooi om dit mee te maken in een tijd dat we elkaar des te harder nodig hebben en - sprekend vanuit Reinaerde - om de zorg te kunnen (blijven) bieden die we willen bieden.

Tot en met dinsdagavond laat zijn er nog pitches ingediend die we allemaal meegenomen hebben in ons review- en selectieproces de afgelopen dagen. Tegelijkertijd maakte dit hoge aantal pitches dat we niet iedereen de tijd en aandacht hebben kunnen geven en gaan geven die zij verdienen. En dat we de selectie (geheel passend bij de challenge en deze tijden) erg snel en soms met een harde knip hebben moeten doen om door te kunnen ten behoeve van een oplossing voor ons capaciteitsvraagstuk. Wij hopen op begrip van de deelnemende partijen hierin.

We zullen alle partijen zo snel en zoveel als mogelijk (streven is vandaag donderdag 2 april) voorzien van een persoonlijke reactie op hun pitch. Inmiddels is het besluit genomen om met 3 partijen een testfase van een paar dagen in te gaan, waarna we een besluit tot vervolg zullen nemen.

Nogmaals dank aan iedereen die hierin iets wilde en wilt betekenen!

Andere challenges

Alle Challenges

Mis nooit een challenge!