Help onze medewerkers met hun informatie overload

Challenge info

Dagen Uur Minuten

Deadline: 09 december 2019 voor 17:00
Reward: €10.000 voor verkenning en realisatie prototype

Upload your pitch!

Share challenge

€10.000 voor verkenning en realisatie prototype

Nog 1 dag

Medewerkers binnen onze organisatie (3500 medewerkers, van wie de meeste zorgprofessional op 25 woonlocaties en met 60 thuiszorgteams) ontvangen een toenemende stroom aan e-mails, meldingen, notities, voorstellen, instructies, etc. 

In de veelheid is het voor hen lastig het kaf van het koren te scheiden: wat is nu echt relevant en urgent, wat kan wachten en wat kan (voorlopig) terzijde worden gelegd. Vooral zorgprofessionals hebben hier last van. Het opzoeken, nazoeken en verwerken van informatie en berichten leidt hen af van hun kerntaak: de zorg voor onze cliënten. En in tegenstelling tot management en directie hebben zij geen secretaresse of assistent die berichten kan afhandelen en de prioriteit en relevantie kan bepalen.


Maar ook de organisatie als geheel ondervindt de gevolgen. Veel communicatie bereikt de geadresseerden niet, en/of wordt niet of slecht gelezen. Medewerkers die niet goed geïnformeerd zijn, voelen zich minder betrokken. Het zorgt, kortom, zowel aan de kant van de afzender als aan de kant van de ontvanger voor frustratie en ergernis.


Onze uitdaging die we jullie stellen is om ervoor te zorgen dat de informatie die medewerkers (en in het bijzonder de zorgprofessionals) ontvangen automatisch wordt gefilterd op urgentie en relevantie, zodat medewerkers bij het starten van hun dienst of werkdagen in een oogopslag (of klik) op de hoogte zijn van wat zij op dat moment moeten weten, geen tijd verliezen met het doorwerken van meerdere berichtenboxen en informatiekanalen en zich optimaal kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.

Hebben jullie hiervoor een (deel)oplossing? Dan ontvangen we graag jullie pitch!


Wat is er te winnen?
Wij stellen €10.000 beschikbaar om een verdere verkenning te doen, een eerste prototype te realiseren en deze binnen de doelgroep (zorgprofessionals) te testen. Bij succes stellen we een vervolgopdracht in het vooruitzicht waarbij de oplossing binnen onze organisatie verder wordt ontwikkeld en in de praktijk wordt geïmplementeerd.  

De hier gepresenteerde uitdaging is er één waar veel meer (met name grotere) organisaties mee kampen. Maar er is er (voor zover ons bekend) nog geen organisatie die een afdoende of op zijn minste passende oplossing heeft gevonden. De kans is dan ook zeer realistisch dat andere zorgorganisaties ook belangstelling zullen hebben. 


Waar zijn we naar op zoek?

De oplossing:

  • Levert geen extra handelingen op voor medewerkers;
  • Zorgt voor een meetbare tijdbesparing bij de zorgprofessionals;
  • Werkt binnen de bestaande IT-systemen. De belangrijkste kanalen zijn Office Outlook en het intranet van Embrace;
  • Is idealiter vanuit de zorg uitbreidbaar naar andere disciplines/vakgebieden (bv staffunctionarissen, management, etc.);
  • Is gebruiksvriendelijk en begrijpelijk voor zorgprofessionals van alle niveaus. De meeste van onze medewerkers zijn MBO-opgeleid. De meeste beschikken over een smartphone en/of een tablet/laptop, maar kwalificeren zichzelf over het algemeen als niet zo digivaardig.

Heb je nog inhoudelijke vragen? Stel ze via de discussion pagina.



Waar zijn we niet naar op zoek?

Het gaat niet om het delen van cliëntgegevens of ophalen van informatie uit het zorgdossier, en evenmin om een structuur of tooling om informatie uit handboeken (zoals protocollen en richtlijnen) snel terug te kunnen vinden.

We zoeken geen: 

  • Apart systeem of app
  • Tooling om informatie (protocollen) snel terug te vinden
  • Cultuurveranderingstraject



Jouw inzending

Jullie voorstel omvat:

  • Een zo concreet mogelijke beschrijving van de oplossing en de manier waarop deze zou werken in onze praktijk.
  • Een beschrijving van jullie aanpak om te komen tot een MVP, waarin is aangegeven welke inzet daarbij vanuit onze organisatie gewenst is.
  • Een beschrijving van de samenstelling van het team en de expertise/ervaring van de verschillende teamleden.



Voorwaarden deelname
We staan open voor inzendingen van alle mogelijke partijen (startup, scale-up, MKB, corporate) die al wel een portfolio van opdrachten of referentieprojecten kunnen overleggen. Een partij die (of waarvan de teamleden) enige ervaring heeft/hebben met soortgelijke opdrachten in vergelijkbare organisaties hebben een streepje voor, hoewel wij andere inzenders niet uitsluiten. 


 

Timeline Challenge

  • 4 november: Lancering challenge
  • Maandag 9 december 17:00: Deadline challenge 
  • 20 december: Bekendmaking eerste selectie - genodigden matchmaking event.
  • 16 januari: Matchmaking Event: live-pitch / kennismakingsgesprek
  • Februari - juli: uitwerking mogelijke samenwerking
 

Heb je nog inhoudelijke vragen? Stel ze via de discussion pagina.
 


 

Terugblik 1e Challenge Ronde & Matchmaking Event


Harm Jan Luth 02-12-2019
Hoe ziet de context van de zorgprofessional eruit? Van welke hardware maakt deze gebruik om toegang te krijgen tot Outlook en het intranet? Hoe vaak en hoe zetten ze dit nu in tijdens hun zorgtaken?

Harm Jan Luth 04-12-2019
Lastige vraag :) ?

Omring 05-12-2019
Beste Harm Jan, Nee, geen lastige vraag, gewoon een beetje druk. Sorry. Onze zorgprofessionals maken gebruik van een iPhone en/of IPad als ze onderweg zijn. Op de teampost is er een pc. Daarnaast hebben medewerkers de mogelijkheid om thuis in te loggen op de digitale werkomgeving met een eigen laptop. Het meest maken ze tijdens het werk bij de cliënten gebruik van Cura (thuiszorg) of het ECD(intramuraal). Het (algemene) intranet en Outlook zijn voor hun dagelijkse werk hen veel minder belangrijk en bekijken ze misschien een of twee keer per dag. Op het intranet hebben veel team en (afdelingen van) woonlocaties een eigen teampagina, die ze gebruiken voor mededelingen en communicatie binnen het team. De meeste van die pagina's zijn besloten. Is dit voldoende antwoord op je vraag?

Harm Jan Luth 05-12-2019
Ja, compleet! Bedankt!

Harm Jan Luth 05-12-2019
Nog een vraag.. hebben jullie inzichtelijk waar de overload zich precies bevindt? Zijn daar resultaten van? Ik lees dat er veel communicatie is over verschillende kanalen. Komt de overload uit alle kanalen samen of voornamelijk uit Outlook? Als het probleem zich over meerdere kanalen bevindt en een nieuwe tool (begrijpelijk) uitgesloten is, moet het probleem ook over de verschillende kanalen worden aangepakt, of tenminste geintegreerd. Dat maakt de oplossing natuurlijk een stuk complexer dan slechts regulatie op Outlook. In mindere mate urgentie maar zeker relevantie wordt voornamelijk door de ontvanger bepaald. Hebben jullie een idee of de zender de relevantie ook voor de ontvanger juist zou kunnen inschatten? Maw; als de ontvanger er niet meer werk aan mag hebben, kan dit aan de kant van de verzender opgelost worden? Een mogelijke oplossing zit in de hoek van machine learning (zelflerend vermogen van het systeem), maar hiervoor heb je dan wel menselijke input nodig (feedback) van de zorgprofessionals in eerste instantie. Zou dit binnen een pilot getest kunnen worden?

Omring 06-12-2019
Goede vraag Harm Jan, Het meest gangbare communicatiemiddel is Outlook, maar dat wordt door veel zorgprofessionals minder goed of frequent gelezen, omdat dat niet de eerste plek is waar zij de info vinden die ze direct voor hun dagelijks werk nodig hebben. Goede suggestie om ook aan de kant van de zender te kijken en er is zeker ruimte om die optie in een pilot verder te verkennen.

Log in of registreer om je vraag te stellen.
Er zijn (nog) geen updates geplaatst.
Log in of registreer om je pitch te uploaden.

Andere challenges

Alle Challenges

Mis nooit een challenge!

}